Veelgestelde vragen over de organisatie van een vaccinatiecentrum

Operationeel

Wanneer wordt het personeel/vrijwilligers verbonden aan de vaccinatiecentra gevaccineerd?

We hebben steeds als uitgangspunt genomen dat diegenen die in het vaccinatiecentrum actief zijn, vooraf gevaccineerd moeten worden. Dit is gezien de zeer korte termijn nog moeilijk haalbaar. Daarom stellen we volgend stappenplan voor om toch een zo maximaal mogelijke veiligheid te creëren voor het personeel/vrijwilligers:

  • Prioriteit gaat naar diegenen die in rechtsreeks en nauw contact komen met de te vaccineren persoon. Dit zijn de verpleegkundigen en de arts. De andere functies kunnen in principe achter plexiglas of op afstand gebeuren.
  • We raden de vaccinatiecentra aan om de planning van de eerste 3 weken - in overleg met de provinciale consortia en de huisartsenkringen - op te maken op basis van verpleegkundigen en huisartsen die reeds gevaccineerd zijn dankzij de overschotten in de WZC.
    We weten intussen dat er in elke eerstelijnszone al mensen gevaccineerd zijn. We doen een oproep aan deze personen om zich tijdens deze eerste weken beschikbaar te stellen voor de vaccinatie van de eerstelijnszorgverstrekkers in de vaccinatiecentra.
  • Het toekomstige personeel en de vrijwilligers die zich in voldoende mate engageren, worden samen gevaccineerd met de eerstelijnszorgverstrekkers. De vaccinatiecentra kunnen de medewerkers zelf inplannen in het registratiesysteem Doclr a.d.h.v. het rijksregisternummer.
  • Plan de vaccinatie van het personeel/vrijwilligers in functie van hun inplanning de komende weken. 
  • We raden aan om de eerste weken (wanneer er een beperkt aantal vaccins beschikbaar is) eerst de vaccinatoren te vaccineren omdat zij in nauw contact komen met de burgers.
  • Vaccinatie geldt zowel  voor het personeel/vrijwilligers die in de vaccinatiecentra werken als diegene die niet in de vaccinatiecentra zelf actief zijn, maar wel op veelvuldig in contact komen met de te vaccineren burgers (bv. chauffeurs Minder Mobielen Centrale, mobiele vaccinatieteams).
  • Vaccinatie van personeel/vrijwilligers gebeurt in het vaccinatiecentrum van tewerkstelling en niet in het vaccinatiecentrum waar men woont.
Geldt het minimaal engagement van 18 uur/week voor vrijwilligers als regel?

Neen. In het belang van de continuïteit van de vaccinatie en de stabiliteit van de vaccinatieteams wordt een langdurig engagement als voorwaarde gesteld voor de inzet van vrijwilligers. In de webinar is een engagement van 18 uur per week gedurende een voldoende lange periode genoemd als richtlijn. Een vaccinatiecentrum is vrij om andere bepalingen toe te staan.

Is het mogelijk af te wijken van de 4-uren shift?

Ja. De 4-uren shift is een aanbeveling, maar het is dus mogelijk om met shiften van bijvoorbeeld 6 uur werken.

Opgelet: het consortium dat verpleegkundigen ter beschikking stelt, werkt met blokken van 4 en 8 uur. Het is dus best om hiermee rekening te houden als er gebruik gemaakt wordt van de inzet van thuisverpleegkundigen door het consortium.

Worden de openingsuren van de vaccinatiecentra opgelegd?

Neen. De vaccinatiecentra mogen de openingsuren zelf bepalen in functie van de beschikbare vaccins en het personeel dat het centrum voorziet. Er is geen vast of maximaal aantal openingsuren bepaald.

Hoe worden personen opgevolgd die niet reageren op de uitnodiging tot vaccinatie?

Vaccinatie is vrijwillig. Opvolging van de vaccinatiegraad binnen de verschillende doelgroepen gebeurt door de populatiemanager in samenwerking met de medisch expert. Dit gebeurt steeds conform de GDPR-richtlijnen.  Het vaccinatiecentrum zal zelf de ‘no shows’ (= mensen die niet komen opdagen) kunnen opvolgen en terug oproepen vanuit het reservatiesysteem Doclr.

Hebben vaccinatiecentra toegang tot de lijst van burgers die hun vaccinatie-afspraak niet nagekomen zijn?

Ja. Het vaccinatiecentrum zal zelf de ‘no shows’ (= mensen die niet komen opdagen) kunnen opvolgen en terug oproepen vanuit het reservatiesysteem Doclr.

Hoe je dit doet, zal in de opleiding van Doclr toegelicht worden.

Wie beheert de reservelijsten?

De vaccinatiecentra beheren zelf de reservelijst voor het oproepen van burgers wanneer op het einde van de vaccinatiedag blijkt dat er klaargemaakte vaccinatiespuitjes over zijn (bv. door no-shows). Momenteel zijn dit de instructies voor de reservelijsten:

Het algemene principe is en blijft dat het vaccinatiecentrum in de eerste plaats en zoveel mogelijk moet proberen om vrijgekomen plaatsen in te vullen met mensen uit de prioritaire doelgroep die gevaccineerd wordt. Bij uitputting van te vaccineren zorgverleners zijn dat nu dus 65+’ers.

Het vaccinatiecentrum past dit algemene principe toe in combinatie met de eigen lokale afweging hoeveel tijd en mankracht er ter beschikking is om een oplossing te vinden en volgt daarbij deze cascade:

  1. Mobiliseer wie uitgenodigd werd. Contacteer zo veel als mogelijk telefonisch wie werd uitgenodigd, maar niet bevestigd heeft met de vraag of ze hun afspraak willen bevestigen.
  2. om “no shows” in te vullen: mobiliseer mensen van een prioritaire reservelijst van 65+’ersMomenteel moet het vaccinatiecentrum zelf een reservelijst aanleggen van snel oproepbare mensen uit de doelgroep van 65+’ers. Hierbij hoeft niet strikt “de oudste eerst” gerespecteerd te worden, ouder dan 65 is voldoende als criterium. Deze reservelijst kan bijvoorbeeld gevuld worden  met de partner of mantelzorger (indien 65+) van een persoon die werd uitgenodigd en die de persoon zal vergezellen naar het vaccinatiecentrum. 
  3.  Slaagt het vaccinatiecentrum er echt niet in 65+’ers te mobiliseren (bijvoorbeeld wegens tijdsgebrek), mobiliseer dan mensen die snel oproepbaar zijn van een tweede reservelijst. Deze reservelijst stelt het centrum zelf samen uit beroepsgroepen met een hoger besmettingsrisico waarmee je kan afspreken dat ze snel op het einde van de vaccinatiedag in het vaccinatiecentrum kunnen zijn: mensen van de politie, kleuterleiders en personen werkzaam in de kinderopvang. 

 

Welke beveiliging moet voorzien worden buiten de openingsuren van het vaccinatiecentrum?

Politiezones zijn verantwoordelijk voor het beheer van de openbare orde rond de vaccinatiecentra.

De lokale besturen zijn verantwoordelijk voor de veiligheid en de bewaking binnen de vaccinatiecentra.

De (IT) verantwoordelijken van de vaccinatiecentra zullen gecontacteerd worden door de lokale politie en het Centrum voor Cybersecurity België (CCB) voor de organisatie van respectievelijk de fysieke en cyberbeveiliging van de vaccinatiecentra.

Worden er vaccinatiekaarten aangeleverd? Wat met andere campagnematerialen of drukwerk?

Vaccinatiekaarten worden gedrukt aangeleverd. De vaccinatiecentra moeten die niet zelf voorzien.
Ook buttons worden aan de vaccinatiecentra aangeleverd. Die zijn voor de medewerkers en de gevaccineerde burgers die er eentje wensen te nemen.

Daarnaast stelt de Vlaamse overheid ook een aantal basismaterialen ter beschikking voor de aankleding en praktische signalisatie van het vaccinatiecentrum. Dit zijn digitale bestanden. Het lokale bestuur kan hierbij zelf instaan voor de productie van de materialen.

Bekijk hier welke materialen voor signalisatie Zorg en Gezondheid digitaal ter beschikking stelt.

Een vraag over een vertaling? Kijk eerst goed welke vertalingen en hertalingen al beschikbaar zijn. Vind je daar geen antwoord, stel dan je vraag aan het Logo in je buurt. Vertalingen van materialen die gericht zijn op specifieke lokale situaties moet het vaccinatiecentrum zelf opnemen binnen het communicatiebudget dat ter beschikking wordt gesteld van een vaccinatiecentrum.
 

Welke materialen worden aangeleverd?

Een overzicht van de te voorziene materialen vind je terug in het operationeel draaiboek.

De eerste levering vanuit de Vlaamse overheid is voltooid. Nadien volgen nog leveringen, hiervoor wordt steeds contact opgenomen met de vaccinatiecentra. Lokale besturen moeten geen bestelling plaatsen.

Beschermingsmaterialen en andere (verbruiks)materialen

De vaccinatiecentra worden één dag op voorhand verwittigd over het tijdslot van levering. Maatwerk in de planning is omwille van logistieke redenen niet mogelijk. 

Koelkasten

Er zijn drie medische koelkasten voorzien.
De contactgegevens bij dringende problemen vind je terug in het operationeel draaiboek.

Scanners

De Vlaamse overheid schaft 2D-scanners aan voor BAR- en QR-codes (nodig bij gebruik van Doclr) en verdeelt deze naar de centra.

  • Per gefinancierde vaccinatielijn worden 4 scanners aangeleverd (1 voor de onthaalbediende, 2 voor de anamneseplaatsen en 1 voor de vaccinator).
  • Daarenboven wordt 1 scanner per 2 vaccinatielijnen aangeleverd voor de bereider.

Bijvoorbeeld: een vaccinatiecentrum met 4 gefinancierde vaccinatielijnen krijgt 18 scanners.

Deze scanners zijn nodig bij gebruik van Doclr (Doclr ondersteunt geen eID-lezers). Scanners kunnen aangesloten worden op de pc’s via USB-aansluiting.

Hoe kunnen we de scanners configureren?

In dit document vind je een korte handleiding en de vereiste barcode/QR-code terug om de scanners te resetten/configureren.

pdf bestandHandleiding configuratie scanners (114 kB)

Bij wie kan je terecht als een koelkast defect is?

Defecte koelkast van het merk Vonmarcken (Medifridge) of Fridina (Biocompact)?

  • Laat dit weten aan covid19logistiek@vlaanderen.be. Het Facilitair Bedrijf regelt dan zo snel mogelijk een swap met koelkasten in voorraad.
  • Het Facilitair Bedrijf zal de defecte koelkast terug meenemen als ze de nieuwe komen leveren en zelf contact opnemen met de leverancier voor een herstelling.

 

Defecte koelkast van het merk Liebherr

  • Bij defecten aan een Liebherr koelkast mag je rechtstreeks contact opnemen met Cinem: 02 456 00 39 of technische dienst: 02 456 00 35
  • Indien Cinem het probleem niet meteen kan oplossen, contacteer dan Het Facilitair Bedrijf via covid19logistiek@vlaanderen.be. Zij wisselen snel de defecte koelkast.

 

Defecte koelkast van het merk Unifrigormed

  • Bij defecten aan een Unifrigormed koelkast mag je rechtstreeks contact opnemen met Ice-shop via 0433 326 74 (let op: Franstalige leverancier) - Mail: info@ice-shop.be
  • Indien zij het probleem niet meteen kunnen oplossen, contacteer het Facilitair Bedrijf via covid19logistiek@vlaanderen.be. Zij wisselen dan snel de defecte koelkast.
Welke technische vereisten/software moet aanwezig zijn op de pc’s in het vaccinatiecentrum?

Voor een optimaal gebruik van Doclr moet het vaccinatiecentrum aan de technische vereisten beschreven op de webpagina van Doclr voldoen.

Zorg dat er toetsenborden aanwezig zijn in het geval desktops gebruikt worden.
Elke pc heeft ook een USB-poort nodig voor het aansluiten van de scanner, een recente browser en software voor het lezen en bewerken van bestanden (bv. Office-pakket).

Krijgen de medewerkers van de vaccinatiecentra een opleiding?

Er worden diverse handleidingen, instructies, opleidingen voorzien (bv. opleiding Doclr, stockbeheer, planningstool). Meer informatie vind je terug op de pagina opleidingsmateriaal.

Met hoeveel vaccinatielijnen moet het vaccinatiecentrum opstarten?

Van zodra er vaccins ter beschikking zijn, wordt er aan de hand van een verdeelsleutel vaccins toegewezen. Op basis daarvan kan er binnen het vaccinatiecentrum beslist worden hoe en met hoeveel vaccinatielijnen er gewerkt wordt. Wij gaan ervan uit dat de eerste maand maximaal 2 vaccinatielijnen voldoende zijn. Capaciteitsplanning per vaccinatiecentrum werd bezorgd.

Hoe verloopt de organisatie van de thuisvaccinatie?

Omwille van logistieke en efficiëntiedoeleinden gaan we maximaal uit van vaccinatie in een vaccinatiecentrum.

Het hoofdcriterium voor thuisvaccinatie is de mobiliteit van de burger: hij/zij kan of mag zich niet verplaatsen naar het vaccinatiecentrum.

De selectie van patiënten/cliënten die in aanmerking komen voor thuisvaccinatie gebeurt door de huisartsen, thuisverpleegkundigen en diensten voor gezinszorg in de eerstelijnszone. Deze selectie gebeurt op basis van vooraf bepaalde medische criteria:

  • risicopatiënt voor transport of besmetting omwille van medische behandeling of ziekte
  • dementie
  • ernstige autisme
  • ernstige psychiatrische problematiek
  • bedlegerig
  • ernstige fysieke handicap

De populatiemanager stelt, onder supervisie van de medische expert, per eerstelijnszone en per vaccinatiecentrum een planning op i.s.m. de betrokken zorgactoren.

Een burger kan toegeleid worden naar thuisvaccinatie via het lokale callcenter. Het lokale callcenter neemt hierbij geen eindbeslissing, maar leidt steeds toe naar een medische evaluatie door de huisarts.

Uitgebreide informatie vind je terug in het webinar van 4 februari 2021.

Worden de vaccins voor collectiviteiten afgetrokken van het quota van het vaccinatiecentrum?

Neen. Enkel de vaccins die in het circuit zitten voor thuisvaccinatie en vaccinatie door de mobiele equipes bij bv. moeilijk bereikbare/kwetsbare doelgroepen worden afgetrokken van het quotum van het vaccinatiecentrum.
Vaccins die rechtstreeks toegekend zijn aan collectiviteiten (bv. VAPH-voorzieningen, psychiatrische verzorgingstehuizen, …) zitten buiten dat quotum.

Moeten we als vaccinatiecentrum de vaccins verzekeren?

Neen. Kosten verbonden aan schade, verlies, diefstal van vaccins wordt centraal geregeld.

Welke aanpassingen/begeleiding moet het vaccinatiecentrum voor mensen met een beperking voorzien?

Burgers mogen steeds een eigen mantelzorger/helper/tolk meebrengen naar het vaccinatiecentrum. Deze persoon mag mee door de vaccinatielijn. In het geval een burger specifieke ondersteuning nodig heeft, kan dit vooraf aangegeven worden via het lokale callcenter. In het vaccinatiecentrum zelf kunnen stewards ingeschakeld worden om de burger te assisteren.

Hoe verloopt de anamnese?

Het verloop van de anamnese is terug te vinden in het medisch-verpleegkundig en farmaceutisch draaiboek en SOP anamnese en vaccinatie. 

Opgelet: deze documenten krijgen regelmatig een update. Zorg dat je steeds de meest recente versie hebt.

Er wordt geen neerslag gemaakt van dit gesprek. Er moet bijgevolg geen (digitale) archivering van de anamnesevragenlijsten gebeuren. De ingeschatte tijd voor het  anamnesegesprek is ongeveer 6 minuten tijd.

Mogen verpleegkundigen zonder RIZIV-nummer tewerkgesteld worden in een vaccinatiecentrum?

Ja. Het hebben van een RIZIV-nummer is niet verplicht. Dit heeft ook geen impact op de financiering aangezien er gesubsidieerd wordt per gezet vaccin

Worden er functieprofielen voor elke medewerker in het vaccinatiecentrum opgesteld?

We publiceerden al functieprofielen voor programmamanager, populatiemanager, HR-manager, centrumverantwoordelijke, farmaceutisch expert, medisch expert en toezichthoudend medisch verantwoordelijk. Centraal leveren we geen functieprofielen aan voor bijvoorbeeld onthaalmedewerkers of stewards. Hun taken zijn wel terug te vinden in het operationeel draaiboek.

Is de toegang tot Vaccinnet voorbehouden voor bepaalde functieprofielen?

Neen. Administratieve krachten kunnen eveneens gebruik kunnen maken van Vaccinnet onder de verantwoordelijkheid van de arts. De verantwoordelijke arts kan deze toegangen verlenen. Op de pagina ‘werken met Vaccinnet opleidingsmateriaal’ vind je de werkwijze terug.

Moet het vaccinatiecentrum vaccins opzij houden voor het toedienen van de 2de dosis?

Neen. Stockbeheer gebeurt volledig centraal. De toebedeelde vaccins kunnen volledig opgebruikt worden en er moet géén stock achter de hand gehouden worden. De personen die een tweede vaccin krijgen, hebben een nieuwe afspraak binnen een aantal weken afhankelijk van het type. Deze zijn opgenomen in het boekingssysteem en op die manier verwerkt in de allocatie.

Wanneer weten we dat de vaccins eraan komen en hoeveel dat er zijn?

De flow van logistieke planning en allocatie kwam aan bod tijdens de webinar van 4 februari 2021.
Het vaccinatiecentrum zal vanaf fase 1b enkele weken op voorhand weten hoeveel vaccins er voorzien zijn.

De opgegeven contactpersonen krijgen de dag voor de effectieve levering een sms met tijdsindicatie (voor- of namiddag).

Wie mag/moet de vaccins in ontvangst nemen?

De centrumverantwoordelijke (of zijn/haar back-up) en een farmaceutisch expert nemen de vaccins in ontvangst.

De ontvangst van de vaccins is gebaseerd op het vier-ogenprincipe. Er moet ten allen tijde een farmaceutisch expert bij de ontvangst van de vaccinaties aanwezig zijn om een kwaliteitsvolle ontvangst van de vaccins te kunnen garanderen.

De identiteitskaart van zowel de centrumverantwoordelijke (of zijn/haar back-up) als de farmaceutisch expert moet kunnen worden aangeboden aan de koerier van de firma Medista. Zonder deze controle zal geen afgifte gebeuren.

Waarvoor geldt de btw-vrijstelling?

Enkel voor onderstaande categorieën geldt de vrijstelling:

  • De verloning van medische, paramedische en farmaceutische medewerkers die tewerkgesteld zijn als vaccinator, bereider van het vaccin, medisch toezicht of farmaceutisch expert in het vaccinatiecentrum
  • de terbeschikkingstelling van personeel door een gemeente of een OCMW aan een zorgraad voor zover deze terbeschikkingstelling kadert in de bestaffing van vaccinatiecentra in de strijd tegen de COVID-19-pandemie

Alle andere zaken zijn btw-plichtig (materialen, catering, ICT-diensten, …)

Subsidies

Welke besturen hebben recht op de subsidie voor infrastructuur en uitbating van een vaccinatiecentrum?

Iedere gemeente die door de Vlaamse Regering als penhoudende gemeente is aangeduid voor een vaccinatiecentrum heeft recht op de subsidie. Bekijk hetpdf bestandoverzicht van de penhoudende gemeenten en de gemeenten die door de vaccinatiecentra worden bediend (134 kB).  

Op welke subsidie voor infrastructuur en uitbating van een vaccinatiecentrum hebben de lokale besturen recht?

De besturen hebben recht op een forfaitaire subsidie ter dekking van de infrastructurele en uitbatingskosten van ieder vaccinatiecentra, die als volgt is samengesteld:  

Een subsidie van 1,533 euro per inwoner per maand op basis van het  totale inwonersaantal van de gemeenten die het vaccinatiecentrum bedient. Dit forfait dekt de volgende kosten:  

  • de huurprijs voor de accommodatie 
  • de energiekosten (met inbegrip van water en telefonie) 
  • de kosten voor onderhoud en schoonmaak; 
  • de uitbatingskosten (bewaking, ICT, kantoormateriaal en varia); 
  • de kosten voor niet-medisch personeel (onthaal, stewards, centrumverantwoordelijke, callcenter, en andere); 
  • de kosten verbonden aan het organiseren van vervoer voor minder mobiele personen 
  • de inrichtingskosten (op- en afbouw en afbraak). 

Voor de inrichtingskosten wordt aan iedere penhoudende gemeente een éénmalige bijkomende forfaitaire subsidie toegekend. Dat forfait bedraagt 15.000 euro voor een vaccinatiecentrum dat samen met een ander vaccinatiecentrum een eerstelijnszone bedient en 30.000 euro voor een vaccinatiecentrum dat heel de eerstelijnszone bedient. Als een vaccinatiecentrum meerdere (volledige) eerstelijnszones bedient, dan wordt het bedrag van 30.000 euro verhoudingsgewijs aangepast.  

Voor de huurprijs van de accommodatie wordt aan de 13 centrumsteden een bijkomende forfaitaire subsidie van 24.000 euro per maand toegekend. 

Raadpleeg hetpdf bestandoverzicht van de forfaitaire subsidie per penhoudende gemeente (153 kB).  

Lees meer

Vlaanderen kent voorschotten toe om financiering vaccinatiecentra te verzekeren

Welke voorwaarden gelden voor de subsidie voor infrastructuur en uitbating van een vaccinatiecentrum?

Deze subsidie is voor de penhoudende gemeente een algemene werkingssubsidie. De penhoudende gemeente rapporteert over de uitgaven die gebeurd zijn voor het vaccinatiecentrum door ze enkel in de jaarrekening te koppelen aan de code ABB-VC-PEN. Dit moet dienen om een algemene evaluatie van de subsidieregeling mogelijk te maken, niet om het gebruik van de subsidie in detail te controleren,  

De Vlaamse Regering past voor deze subsidie het Belfortprincipe toe, maar gaat er ook vanuit dat de lokale besturen zich opstellen als goede huisvaders. Dat betekent dat de besturen een aantal instrumenten, afspraken of zaken waarover ze kunnen beschikken, kunnen en moeten inzetten om een verantwoord gebruik van middelen te verzekeren, bijvoorbeeld raamcontracten voor specifieke diensten (poetsen, bewaking...), ondersteuning van politie en brandweer, meubilair uit het stadsmagazijn, ter beschikking stellen van medisch materiaal door een grote zorginstelling (brancards, rolstoelen, behandeltafel voor EHBO-post...), de samenwerking met de vrijwilligers van het Rode Kruis,... 

Hoe de subsidie voor infrastructuur en uitbating van een vaccinatiecentrum aanvragen en verkrijgen?

De penhoudende gemeenten moeten de subsidie niet aanvragen. Het Agentschap Binnenlands Bestuur betaalt de subsidie automatisch uit.  

Wanneer wordt de subsidie voor infrastructuur en uitbating van een vaccinatiecentrum uitbetaald?

De subsidie wordt uitbetaald per 2 maanden, met aanvang op 15 februari 2021.  

Hoe rapporteert het lokaal bestuur over de uitgaven?

De penhoudende gemeente rapporteert over de uitgaven voor het vaccinatiecentrum via de digitale rapportering over de gegevens van de jaarrekening. Concreet gebeurt dat door de geboekte uitgaven te koppelen aan de externe rapporteringscode ABB-VC-PEN en beleidsveld 0985 - gezondheidspromotie en ziektepreventie.

De gekoppelde uitgaven kunnen zowel exploitatie- als investeringsuitgaven zijn, waarbij besturen zelf kunnen kiezen of uitgaven gedeeltelijk of volledig moeten worden toegewezen aan het vaccinatiecentrum (en dus gekoppeld aan de externe rapporteringscode). De uitgave kan ook een extra toelage aan of een facturering door een andere entiteit zijn (een andere gemeente, een autonoom gemeentebedrijf, een politiezone, …) 

De penhoudende gemeente kan in de rapportering ook kosten opnemen voor de inzet van eigen personeel of het ter beschikking stellen van eigen infrastructuur. Dat kan door die kosten rechtstreeks te koppelen aan de externe rapporteringscode. Als dat niet mogelijk is, kan de gemeente gebruikmaken van interne facturatie via de algemene rekeningen van de rubrieken “6191/9 – Interne facturering tussen diensten van dezelfde rechtspersoon” en “7091/9 – Interne facturering tussen diensten van dezelfde rechtspersoon”. Door die boeking zowel in de algemene als in de budgettaire boekhouding te registreren, kan de gemeente de externe rapporteringscode ABB-VC-PEN koppelen aan de kost die intern gefactureerd wordt voor het vaccinatiecentrum. De interne facturatie wordt niet getoond in de jaarrekening die aan de raad wordt voorgelegd, maar is wel opgenomen in de digitale rapportering over de jaarrekening. 

We verwachten de externe rapporteringscode in principe maar bij één lokaal bestuur per vaccinatiecentrum. Die penhoudende gemeente kan bepaalde kosten aanrekenen aan andere gemeenten en zal die dan boeken als ontvangsten. Daarbij moet ze de externe rapporteringscode ABB-VC-PEN niet gebruiken. De andere gemeenten boeken de doorgerekende kosten als uitgaven, zonder die externe rapporteringscode (om dubbeltellingen te vermijden). Uiteraard staat het de penhoudende gemeente en de andere gemeenten vrij om intern eigen analytische codes (bv. een rapporteringscode) te gebruiken om de ontvangsten en uitgaven voor het vaccinatiecentrum te kunnen afzonderen.

Eventueel kunnen besturen er ook voor kiezen om de uitgaven voor het vaccinatiecentrum wel bij meerdere besturen te koppelen aan de code ABB-VC-PEN. Als dit alternatief gekozen wordt, dan moeten de onderlinge stromen tussen die besturen wél gekoppeld worden aan diezelfde code, zodat ze correct meegenomen worden in de analyse.

Het gebruik van de externe rapporteringscode ABB-VC-PEN is bedoeld om een globale monitoring te kunnen doen voor de subsidies voor de infrastructuur en uitbating van de vaccinatiecentra. Het uitgangspunt is niet om via die code een gedetailleerde individuele verantwoording (per gemeente) te vragen. Het is daarvoor wel nodig dat deze subsidie en rapportering over de besteding ervan niet vermengd wordt met de subsidies voor de vaccinatieteams en het programmamanagement. Als er lokaal voor gekozen wordt om de subsidies voor de vaccinatieteams en het programmamanagement door te storten naar de penhoudende gemeente, kunnen de ontvangsten en uitgaven die daarmee samenhangen intern opgevolgd worden via het gebruik van andere analytische codes die het bestuur zelf bepaalt (bv. een rapporteringscode).
 

Is er een centraal aanbod voor collectieve mobiliteitsoplossingen/ondersteuning voor personen met een mobiliteitsbeperking?

Neen, de Vlaamse Regering voorziet een forfaitaire subsidie in de vorm van basisbedrag per maand per vaccinatiecentrum om te kunnen voorzien in collectieve mobiliteitsoplossingen en ondersteuning in individuele oplossingen voor personen met een mobiliteitsbeperking. 

De subsidie voor transport naar een vaccinatiecentrum wordt toegekend aan het lokale bestuur dat de penhoudende gemeente is voor het vaccinatiecentrum a rato van het aantal inwoners dat het vaccinatiecentrum bedient.

De lokale besturen kunnen naar eigen keuze beslissen hoe ze deze middelen aanwenden hetzij via belbussen, private busbedrijven, private taxidiensten of andere diensten aangepast vervoer die actief zijn in hun regio.

Lees meer over de subsidie voor collectief transport naar een vaccinatiecentrum. 

Juridisch

 Houdt de uitnodiging rekening met de taal van de burger? 

De uitnodigingen worden opgesteld in het Nederlands.

In de faciliteitengemeenten zullen deze oproepingsbrieven een voetnoot bevatten waarin staat dat een vertaling van deze brief online raadpleegbaar is.

  • Wie geen digitale toegang heeft, kan die standaardvertaling afhalen op het gemeentehuis. 
  • Wie geen digitale toegang heeft en zich niet kan verplaatsen, kan de gemeente schriftelijk verzoeken hem/haar de standaardvertaling op te sturen. De gemeente staat dan in voor de verzending ervan.
Is er een overeenkomst nodig tussen de gemeenten voor de oprichting van een vaccinatiecentrum?

Wanneer het vaccinatiecentrum meerdere gemeenten bedient, kunnen gemeenten onderling een overeenkomst afsluiten over onder meer (maar niet beperkt tot) de logistieke voorwaarden, de inbreng van middelen, personeel en logistiek en de bestuurlijke en democratische terugkoppeling. Ook andere overheden en andere rechtspersonen van publiek en privaat recht zoals bv. eerstelijnszones kunnen aansluiten bij de overeenkomst. 

Download hetdocx bestandontwerp van overeenkomst voor een vaccinatiecentrum (41 kB) en depdf bestandhandleiding juridisch kader vaccinatiecentra (248 kB)

Is er een verzekering beschikbaar voor vrijwilligers die werken in een vaccinatiecentrum?

Besturen kunnen niet-medische vrijwilligers laten aansluiten bij hun eigen verzekering of laten aansluiten bij het vrijblijvende aanbod ter beschikking gesteld vanuit de verzekeringssector. Dit geldt eveneens voor de zorgraden/penhoudende organisatie voor de medische vrijwilligers.

Hoe gaan de vaccinatiecentra die inwoners van een faciliteitengemeente bedienen om met inwoners van een faciliteitengemeente?

Het vaccinatiecentrum moet zodanig georganiseerd worden opdat het publiek, zonder enige moeite, te woord kan gestaan worden in de talen die de Bestuurstaalwet voor de gemeenten uit het ambtsgebied erkent. Dit volgt uit artikel 38, §3 SWT in fine en artikel 36, §3 en 39 GWHI.

Concreet: het vaccinatiecentrum moet zodanig worden georganiseerd opdat de inwoners van een faciliteitengemeente op hun uitdrukkelijk verzoek in het Frans bediend worden. De vaccinatiecentra zorgen ervoor dat er iemand van het vaccinatiecentrum met de inwoners van faciliteitengemeente in het Frans kan communiceren. Als er niemand aanwezig is die in het Frans kan communiceren, dan komt de naleving van de taalwetgeving in het gedrang.

Wat zijn de richtlijnen voor de toepassing van de taalwetgeving in de vaccinatiecentra en de communicatie?

De lokale besturen moeten hun communicatie opstellen in de voorgeschreven bestuurstaal. Dat volgt uit de bestuurstaalwetgeving. 

Het gebruik van andere talen kan volgens de cumulatieve richtsnoeren van de Vaste Commissie voor Taaltoezicht: 

  • in uitzonderlijke omstandigheden 
  • voor een specifiek doel 
  • mits uitdrukkelijke vermelding dat het gaat om een vertaling (dus met voorrang voor de bestuurstaal, waarbij de andere taal gebruikt wordt naast de bestuurstaal) 
  • indien bestemd voor een specifiek doelpubliek 

De coronacrisis is een uitzonderlijke omstandigheid. De gezondheid en de veiligheid van de gehele bevolking is namelijk in het gedrang en moet beschermd worden. De gehele bevolking moet daarom snel en adequaat geïnformeerd worden over de genomen maatregelen, waaronder de vaccinatiecampagne. 

Bovendien heeft een Staat een positieve verplichting om bij een reëel en imminent risico op het leven of de fysieke integriteit van de bevolking om essentiële informatie aan het publiek ter beschikking te stellen. Dat volgt uit artikel 2 en 8 van het EVRM. 

In de voornoemde omstandigheden kan, naast de voorgeschreven bestuurstaal, de informatie eveneens verspreid worden in andere nuttige talen daar waar effectief veel anderstaligen aanwezig zijn. Er mag enkel gecommuniceerd worden in de talen die vereist zijn om het beoogde doel te bereiken. Dat geldt enkel voor de communicatie over de maatregelen die genomen worden in het kader van het coronavirus/COVID-19. 

In de Vlaamse vaccinatiecentra met enkel taalhomogene Vlaamse gemeenten in de werkkring:  

  • Betrekkingen met particulieren: Nederlands; 
  • Berichten en mededelingen bestemd voor het publiek: Nederlands; 
  • Gebruik van andere talen naast het Nederlands conform de richtsnoeren van de Vaste Commissie voor Taaltoezicht 

In de Vlaamse vaccinatiecentra met zowel taalhomogene Vlaamse gemeenten als Vlaamse faciliteitengemeenten in de werkkring: 

  • Betrekkingen met particulieren: Nederlands of, op uitdrukkelijk verzoek van een inwoner van een faciliteitengemeente, Frans; 
  • Berichten en mededelingen bestemd voor het publiek: Nederlands en Frans, met voorrang voor het Nederlands; 
  • Gebruik van andere talen naast het Nederlands en/of Frans, conform de richtsnoeren van de Vaste Commissie voor Taaltoezicht 
Mogen eerstelijnszones vanuit hun communicatiekanalen in diverse talen communiceren inzake de coronapandemie en/of de vaccinatie

Het standpunt dat minister Somers verwoordde in zijn antwoord op de VOU van Jan Laeremans op de commissie van 19 januari 2020 is ook van toepassing op de eerstelijnszones. Dit betekent dat, rekening houdend met de richtsnoeren van de VCT, informatie in meerdere nuttige talen kan worden verspreid naast de opgelegde bestuurstaal. 

Mogen medewerkers van gemeente/OCMW buiten hun werktijd vrijwilligerswerk doen in het vaccinatiecentrum? 

Ja, medewerkers van deelnemende besturen of andere besturen mogen, buiten hun werktijd, uiteraard vrijwilligerswerk verrichten in het vaccinatiecentrum, onder dezelfde voorwaarden als andere burgers. Alleen voor de medewerkers van de ‘beherende gemeente’, moet je rekening houden met de bepaling uit de vrijwilligerswet, stellende dat “deze vrijwilligersactiviteiten niet in het verlengde mogen liggen van de activiteiten die zij normaal uitvoeren in het kader van hun bezoldigde arbeidsbetrekking”. Meer informatie daarover vind je terug op de website van de RSZ. In geval van twijfel kan de RSZ hier ook over oordelen.

Mogen lokale mandatarissen als vrijwilliger werken in een vaccinatiecentrum?

Ja dat mag. Een vrijwilligersovereenkomst dient enkel om de afspraken vast te leggen in het kader van het vrijwilligerswerk en is niet te beschouwen als een overeenkomst zoals in de hierboven vermelde voorbeelden noch als een arbeidsovereenkomst tussen werkgever en werknemer. Het levert de vrijwilliger ook geen persoonlijk voordeel of belang op. Vrijwilligerswerk is per definitie een onbezoldigde activiteit (artikel 3 van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers). Wel kunnen de door de vrijwilliger gemaakte onkosten worden terugbetaald onder de vorm van een vrijwilligersvergoeding (artikel 10 van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers). Een vrijwilligersvergoeding wordt door de fiscus niet aanzien als een loon maar als een niet-belastbare compensatie voor de onkosten gemaakt tijdens het vrijwilligerswerk. Die vergoeding is ook geen extra verboden vergoeding die de mandataris geniet ten laste van de gemeente doordat het geen vergoeding is die verband houdt met de uitoefening van zijn mandaat. Dit alles maakt dat een lokale mandataris weldegelijk ten persoonlijke titel vrijwilligerswerk kan doen voor een initiatief van de gemeente, hierover afspraken kan vastleggen in een vrijwilligersovereenkomst en een vrijwilligersvergoeding mag ontvangen voor de gemaakte onkosten.  

Is er flexibiliteit mogelijk bij de overheidsopdracht voor de inrichting van de vaccinatiecentra?

Wanneer een aanbestedende overheid een nieuwe dringende opdracht plaatst naar aanleiding van de huidige coronacrisis, moet de regelgeving overheidsopdrachten worden nageleefd. De Wet inzake overheidsopdrachten geeft evenwel de mogelijkheid om een beroep te doen op de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (OPZB) bij onvoorzienbare dwingende spoed o.b.v. artikel 42, §1, 1°, b) van deze wet. Zo kan de overheid op een flexibele en snelle wijze haar opdracht plaatsen.

Deze OPZB is mogelijk, voor zover strikt noodzakelijk, indien

  • er sprake is van dwingende spoed die voortvloeit uit onvoorzienbare gebeurtenissen voor de overheid; en
  • het daardoor onmogelijk is om de (zelfs verkorte) indieningstermijnen voor de overige procedures na te leven.

In de context van de huidige crisis is het denkbaar dat dringende, noodzakelijke werken-, diensten- of leveringsopdrachten met een OPZB worden geplaatst, bijvoorbeeld bij een dringende aankoop van materiaal of bij de noodzaak tot quarantainemaatregelen bij besmettingsgevaar.

Er is geen budgettair plafond voor het gebruik van deze OPZB, de overheid kan deze procedure opstarten ongeacht de waarde van de opdracht.

Indien mogelijk raadpleegt de overheid meerdere ondernemers en nodigt ze hen gelijktijdig uit om een offerte in te dienen. In bepaalde gevallen zal dit zelfs niet mogelijk zijn en moet de overheid rechtstreeks met één ondernemer contracteren. Het beroep op de OPZB en de eventuele onmogelijkheid om meerdere ondernemers te raadplegen moet steeds gemotiveerd worden.

Aangezien deze OPZB als uitzonderingsgeval restrictief moet geïnterpreteerd worden, is het gebruik van de OPZB bij onvoorzienbare dwingende spoed slechts gerechtvaardigd voor de uitvoering van wat noodzakelijk is om onmiddellijk aan de noodsituatie het hoofd te kunnen bieden. De overheid moet de omvang en looptijd van de opdracht dus beperken tot het strikt noodzakelijke binnen de huidige crisissituatie.

Uitnodiging en reservatie

Wie zal de uitnodiging verzenden en via welk kanaal?

De uitnodiging zal aan de burger verzonden worden per e-mail en sms door de federale overheid voor zover e-mailadres en gsm-nummer beschikbaar zijn en in alle gevallen ook per brief door het Agentschap Zorg & Gezondheid van de Vlaamse overheid op basis van gegevens van het Rijksregister, de Sociale Zekerheid en de vaccinatiedatabank.

Kan de uitnodigingsbrief aangevuld/aangepast worden met lokale informatie?

De uitnodigingsbrief en e-mail kunnen alleen aangepast worden met de gegevens die het vaccinatiecentrum ingeeft in het Doclr-systeem. Dat komt neer op het telefoonnummer van het lokaal callcenter en het adres van de lokale website. Andere informatie kan niet toegevoegd worden.

Bij elke brief zit een informatiebrochure van Zorg en Gezondheid.

De wijze waarop personen een reservatie kunnen maken of bevestigen, wijzigen of weigeren is aangepast aan het lokaal vaccinatiecentrum.

Bijkomende lokale informatie wordt best op de website van het lokale bestuur en/of het vaccinatiecentrum gepubliceerd. 

Hoe zal de reservatietool werken?

Via het callcenter of de reservatietool kan een inwoner zijn uitnodigingen bevestigen, melden dat hij niet wil gevaccineerd worden of de vaccinatiemomenten wijzigen. Je maakt meteen een afspraak voor beide vaccinatiemomenten.

Een eerste voorstelling van de reservatietool werd gegeven tijdens het webinar voor lokale besturen en zorgraden op donderdag 28 januari

Hoe worden de 65-plussers en risicopatiënten uitgenodigd?

De uitnodiging wordt per brief en digitaal verstuurd, net zoals voor personen uit een bepaalde leeftijdscategorie. Inwoners die niet digitaal hun reservatie kunnen bevestigen, zullen dat kunnen doen via een callcenter.

Wat met burgers die niet digitaal zijn of geen telefoonnummer hebben?

De uitnodiging wordt ook per brief verstuurd. Inwoners die niet digitaal hun reservatie kunnen bevestigen, zullen dat kunnen doen via een callcenter.

Hoe bouw je lokale flexibiliteit in een centraal registratiesysteem in?

Het centrale systeem zal alleen een voorstel doen van vaccinatiemomenten (de vaccinatieplaats ligt vast op basis van postcode). Er wordt gevraagd dat die tijdstippen maximaal gerespecteerd worden. Wijzigingen zijn eventueel mogelijk via de reservatietool of het callcenter.

Moeten burgers hun afspraak expliciet bevestigen?

Het is de bedoeling dat burgers de voorgestelde tijdstippen bevestigen. Burgers die hun voorgestelde vaccinatietijdsloten niet expliciet bevestigen/weigeren worden toch in de planning opgenomen. Er zal dus een vaccin voor hen op de voorgestelde tijdsloten voorzien zijn. 

Mobiele vaccinatie

Wat zijn de criteria voor thuisvaccinatie?

Thuisvaccinatie is een medische beslissing en gebeurt door de behandelende arts.  

Het niet kunnen of mogen verplaatsen naar het vaccinatiecentrum is een belangrijke voorwaarde. Daarnaast gelden deze criteria:  

  • risicopatiënt voor transport of besmetting omwille van medische behandeling of ziekte 
  • dementie 
  • ernstig autisme 
  • ernstige psychiatrische problematiek 
  • bedlegerigheid 
  • ernstige fysieke handicap 
Ik ben geen huisarts. Kan ik toch patiënten opgeven voor thuisvaccinatie?

Stem dit af met de huisarts van de gebruiker/patiënt. Het is de huisarts die de oplijsting maakt van zijn/haar patiënten.   

Hoe worden de vaccins voor mobiele vaccinatie toegewezen?

De gecommuniceerde allocatie is inclusief vaccins voor individuele vaccinatie of groepsvaccinatie. 

Om het aantal personen te berekenen die worden uitgenodigd via Doclr wordt het totale allocatievolume in mindering gebracht met 

  • vaccins aangevraagd en toegediend door de huisartsen 
  • vaccins aangevraagd en toegediend door de mobiele equipes 
  • vaccins aangevraagd en toegediend door de collectiviteiten 
  • vaccins nodig voor specifieke doelgroepen 
  • vaccins nodig voor specifieke situaties (buitenlanders, …) 

Het is dus belangrijk om tijdig vaccins voor mobiele vaccinatie te bestellen en in te plannen. 

Wat voorziet het mobiel vaccinatieteam?

Bij vaccinatie in de collectiviteit 

  • Naaldcontainer om naalden veilig weg te werpen
  • Het aantal benodigde klaargemaakte vaccins
  • Ontsmettingsalcohol om het tafelblad te ontsmetten (indien nodig)
  • Nierbekkens 
  • Koelbox (liefst met temperatuurlogger) om de vaccins veilig te vervoeren 
  • Celstofdeppers indien nabloeden  
  • Pleisters  
  • Noodtrousse (zie ook medisch draaiboek). Denk eraan om een ballon voor eventuele reanimatie te voorzien aangezien mond-op-mond beademing niet aangewezen is. 
  • Handalcohol /alcogel
  • Vaccinatiekaartjes 

Bij thuisvaccinatie  

  • Naaldcontainer om naalden veilig weg te werpen
  • Koelbox (liefst met temperatuurlogger) om de vaccins veilig te vervoeren 
  • Het benodigde aantal klaargemaakte vaccins 
  • Celstofdeppers indien nabloeden  
  • Pleisters  
  • Noodtrousse (zie ook medisch draaiboek) Denk eraan om een ballon voor eventuele reanimatie te voorzien aangezien mond-op-mond beademing niet aangewezen is. 
  • Handalcohol /alcogel
  • Vaccinatiekaartjes 
Hoe wordt vaccinatie in (ouderen)voorzieningen georganiseerd?

Zorgvoorzieningen die geen collectieve vaccinatiemomenten hebben ingepland (bv. centra voor dagopvang of dagverzorging) of die niet via het e-loket hebben geregistreerd, hebben verschillende opties: 

  • Individuele uitnodigingen om zich te laten vaccineren in het vaccinatiecentrum worden in de komende weken uitgestuurd naar alle 65-plussers. Dat is de snelste manier om gevaccineerd te worden.  
  • Iedereen die zich in het vaccinatiecentrum kan laten vaccineren, wordt aangeraden om op de uitnodiging in te gaan en de afspraak te bevestigen. 
  • De huisarts van een individuele bewoner of gebruiker kan beslissen dat zijn patiënt in aanmerking komt voor een individuele vaccinatie in de voorziening. Die beslissing ligt bij de huisarts. De concrete timing wordt afgestemd met het vaccinatiecentrum. 
  • Als er een vraag is voor groepsvaccinatie binnen een voorziening, dan kan je contact opnemen met het vaccinatiecentrum gelinkt aan de gemeente of stad van de voorziening. Raadpleeg de adressen en contactgegevens van de vaccinatiecentra.
Hoe groepsvaccinatie aanvragen?

De groepsvaccinatie kan je op 2 manieren aanvragen: 

  1. Een arts kan voor de bewoners of gebruikers van de voorziening  individuele spuiten bestellen in het vaccinatiecentrum. De timing wordt bepaald in afstemming met het vaccinatiecentrum. Dat kan verschillen van vaccinatiecentrum tot vaccinatiecentrum.
  2. Een verantwoordelijke van de voorziening kan contact opnemen met het vaccinatiecentrum om een beroep te doen op een mobiel vaccinatieteam. Het vaccinatiecentrum kan de vraag afstemmen met de medisch expert van de zorgraad. De concrete timing wordt afgestemd met het vaccinatiecentrum. Dat kan verschillen van vaccinatiecentrum tot vaccinatiecentrum. 
Hoe omgaan met een uitnodigingsbrief voor vaccinatie in het vaccinatiecentrum?

Bewoners of gebruikers van een ouderenvoorziening ontvangen mogelijks een uitnodigingsbrief voor vaccinatie in het vaccinatiecentrum. Het is belangrijk dat de afspraak wordt bevestigd, verplaatst of geannuleerd.  

Kan de bewoner of gebruiker zich niet naar het vaccinatiecentrum kan verplaatsen of wordt hij/zij op een andere manier gevaccineerd? Zorg er dan voor dat de afspraak wordt geannuleerd via de optie ‘ik ben reeds gevaccineerd’. Ook al is de persoon nog niet echt gevaccineerd, toch is dat de juiste knop. Zo is het voor het vaccinatiecentrum duidelijk dat ze het gereserveerde tijdstip kunnen openstellen voor iemand anders. 

Voorzieningen kunnen niet alle uitnodigingen van bewoners of gebruikers collectief annuleren. Elke uitnodiging moet individueel beantwoord worden.